Organiser son bureau en entreprise et en télétravail.
Que l’on soit en télétravail ou en entreprise, il existe des solutions organisationnelles pour faire le vide. The Green Organiser vous propose des ateliers pour organiser son bureau, gagner du temps et retrouver l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
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Nous avons tous besoin d’espace pour travailler mais par manque de temps et de motivation on ne sait pas forcément par où commencer. Que l’on ait besoin d’un espace dédié à la maison ou d’un bureau en entreprise qui nous ressemble, je vous propose de découvrir nos astuces pour créer ou améliorer votre espace de travail.
Organiser son bureau avec méthodes
Organiser son bureau débute par opter pour une méthode organisationnelle qui vous correspond. Il existe 3 grandes méthodes dans le monde de l’organisation.
La plus ancestrale est celle des 5S. Créée par l’entreprise Toyota, elle vise à optimiser les conditions de temps et de travail tout en assurant l’organisation, la propreté et la sécurité. La méthode se décompose en 6 grandes étapes pour organiser son bureau : Ordonner Ranger Découvrir les anomalies Rendre évident et Être rigoureux. Petite astuce pour retenir les étapes, retenez le mot ORDRE. Cette méthode s’applique sur le long terme, généralement tout au long de l’année.
Contrairement à la méthode des 5S, il existe une méthode sur le moyen terme.
Il s’agit de la méthode Fly Lady créée par Marla Ciley qui repose sur le changement pas à pas.
On applique les différentes étapes sous forme d’un planning durant plusieurs jours. Il s’agit d’intégrer des tâches simples de rangement et d’organisation dans son quotidien sans y consacrer un temps trop important. Dans un premier temps vous allez créer un planning sur deux semaines au maximum en ajoutant et définissant les tâches à accomplir. Cela peut être de désencombrer votre espace de travail, trier vos affaires, faire des dons à des associations… Puis, vous mettrez en action les différentes tâches planifiées. Enfin, tenez un journal de bord pour vérifier l’avancement de vos tâches afin de vous rassurer ou encore vous tenir à votre nouvelle routine.
Pour organiser son bureau, il existe également une méthode rapide et efficace.
Il s’agit de méthode KonMari !
Inspirée des 5S et créée par Marie Kondo, il s’agit d’une méthode sur le court terme, à savoir qu’une heure ou deux vous seront suffisantes. La méthode minimaliste à pour but de créer et de faire gagner de l’espace. L’objectif étant de tout faire en une seule fois et de ne pas connaitre d’effet rebond. Pour appliquer cette méthode, il vous faut appliquer les 3 grands principes qui sont : Désencombrer, Catégoriser et Organiser.
« Lorsque nous sommes entourés d’un trop plein, notre cerveau est tellement occupé à enregistrer toutes les choses qui nous entourent qu’il nous est impossible de se concentrer. »
Marie Kondo
En entreprise, je recommande d’opter pour la méthode KonMari afin d’être le plus productif possible. Trouvez un moment calme de préférence le matin, sur la pause déjeuner ou en fin de journée pour consacrer une heure pleine à l’organisation de votre bureau. Cela vous évitera d’être dérangé et vous pourrez prendre cette heure comme un investissement sur votre futur bien-être en entreprise.
Pour optimiser votre poste de télétravail optez pour la méthode qui correspond le mieux à votre mode de vie et à votre personnalité. Certains d’entre nous aiment faire les choses en une seule fois tandis que d’autres préfèrent les méthodes plus douces. Le plus important étant de trouver une méthode qui vous apporte ce que vous recherchez.
Epurer son bureau
Si l’on applique la méthode KonMari en entreprise ou en télétravail, commencez par désencombrer intégralement votre bureau. Pour cela réunissez en pile tout ce qui se trouve sur votre plan de travail et dans vos tiroirs. Cette phase permet de faire le bilan de vos possessions, de les visualiser. Désencombrer complètement votre bureau et rassembler toutes vos affaires est le meilleur moyen de faire le constat de votre consommation. Vous n’êtes pas à l’abris de faire de nombreuses découvertes ! Puis, il vous faudra trier vos affaires.
Constater que l’on possède de trop facilite la phase de tri.
Comme on attache souvent peu d’importance aux fournitures de bureau, il y a peu de risque que vous ayez du mal à faire des choix. Ne gardez donc que ce qui est nécessaire. Il est inutile d’avoir en double voir triple exemplaires vos affaires. Comme vous le savez il existe déjà des stocks en entreprise.
Enfin, catégorisez vos affaires par famille selon vos habitudes. Vous pouvez avoir une catégorie « dossier », une autre « électronique », une « papeterie »… Une fois vos affaires catégoriser, il vous faudra les organiser. Pour cela, si vous avez plutôt tendance à utiliser vos dossiers, mettez les dans un endroit accessible. En revanche si vous utilisez très peu vos cartes de visite, placez-les dans le dernier tiroir.
Cette méthode est applicable tant en entreprise qu’en télétravail.
Aménager son bureau
En revanche, il se peut qu’en télétravail vous ne disposez pas d’un espace de travail dédié. Organiser son bureau est une chose, aménager un bureau en est une autre. Je vous propose de découvrir quelques solutions pour créer votre espace de travail à la maison.
Il est déjà compliqué de faire la distinction entre vie privée et vie professionnelle au quotidien, alors quand on est en télétravail ça l’est encore plus. On travaille sur la table du salon ou sur le canapé… Et même si on a de l’espace, travailler à la maison peut être source de distraction ou d’interruption constante notamment avec des enfants. De plus, il est difficile de travailler dans le calme, d’être productif, de réellement
déconnecter après une journée de travail.
La première chose sera de trouver l’espace adéquat et le plus calme pour vos journées de travail. Le mieux est de disposer d’une pièce supplémentaire. Comme tout le monde ne dispose pas de ce graal, adoptez la tablette murale ! Pour en savoir plus vous pouvez faire un tour sur mon article consacré au télétravail.
Pour organiser son bureau, il est également essentiel d’opter pour une assise qui nous procure un bien-être. Adoptez le fauteuil dans lequel vous vous sentez confortable pour y passer une journée de travail. Si votre espace est miniature et limite votre choix, utilisez les assises de la salle manger comme fauteuil de bureau et n’hésitez pas à y ajouter un coussin bien moelleux pour plus de confort. Pensez aussi au sitting ball.
Prévoyez un espace de stockage pour rendre votre plan de travail le plus lisible possible.
L’avantage est que de nos jours presque l’intégralité de notre travail est centralisée sur un ordinateur. De ce fait, nous n’avons pas besoin d’une tonne d’outils et de fournitures. Gardez en tête que sur votre bureau il ne doit apparaitre que 2 types d’affaires : celles qui vous procurent de la joie et celles qui sont nécessaires. Avoir un espace de travail épuré c’est aussi mettre de l’ordre dans ses idées.
La green attitude
Organiser son bureau commence par désencombrer. En revanche, cela ne veut pas dire jeter. L’objectif est d’un maximum recycler, donner ou vendre. Bien sûr on ne donne que les affaires encore fonctionnelles et en bon état. On ne pense pas souvent à donner nos fournitures de bureau or il s’agit de biens précieux pour les associations. Donc plutôt que de garder des stocks de papetier dans le fond de nos tiroirs, faisons profiter ceux qui en on réellement besoin.
Pour organiser son bureau, nous avons souvent besoin d’organisateurs et autres outils qui peuvent maximiser notre espace et améliorer notre organisation. Plutôt que d’opter pour des bacs de rangement en plastique optez pour du bois !
Certes le plastique c’est moins cher mais c’est souvent moins durable et pas du tout écologique.
Si ce n’est qu’une question de prix, n’hésitez pas à parcourir les sites de seconde main on y fait de vraies découvertes !
Avelino Calvar Martinez
Maintenant que vous connaissez les astuces essentielles pour organiser votre bureau, il ne manque plus qu’à les appliquer. Si vous avez des équipes, des collègues ou des amis qui ont perdu leur productivité sous une montagne d’affaires, faites appel à nos services. En collaboration avec Les Ateliers Durables nous intervenons lors d’ateliers d’une heure auprès des entreprises pour apprendre à mieux gérer son espace de travail et mieux gérer son temps. Et le tout dans une démarche éco-responsable !
