Productivité et gain de temps : gérez votre boîte mail

Ce mois-ci, découvrez les 4 astuces de votre Coach en rangement pour faire le grand ménage dans votre boite mail !

Organiser boîte mail
©Aelis Harris from Burst

Et si une boite mail bien organisée vous permettait de gagner en temps et en productivité ? Parce qu’une boite mail désordonnée est une perte de temps au quotidien. Combien de temps passez-vous à chercher une information dans un votre boite mail pour finaliser un dossier, avancer sur un projet ou encore organiser un événement ? Avant de partir profiter du soleil et des plages, faites le grand ménage dans votre boite mail pour anticiper la rentrée et l’aborder avec plus de sérénité.

Désencombrer

Des centaines de mails non lus, une corbeille pleine à craquer et des spams à outrance, voilà comment une grande majorité d’entre nous définissent leur boite mail. Et comme tout problème a une solution, The Green Organiser vous donne les clefs pour une boite mail à la Marie Kondo.

Tout d’abord, il vous faut désencombrer votre boite mail.

Pour cela, il va falloir s’armer de patience et de courage ! La méthode la plus simple consiste à survoler votre boite mail et à cocher les mails que vous ne souhaitez pas garder. Il est inutile de les ouvrir un à un puisque d’emblée avec l’objet du mail vous pouvez juger si le mail vous intéresse ou pas. De même pour les anciens messages, supprimez ceux qui ne vous serviront plus. Vous verrez que l’on se sent plus léger une fois ce premier tri effectué.

« L’organisation induit l’efficacité qui elle-même impacte la qualité du temps personnel »
Corinne GHIRIDLIAN-HOFMANN

Puis, attaquez-vous aux spams.

Généralement, les spams arrivent dans une boite de réception qui leur est dédiée. Les spams sont de plus en plus nombreux et pour la plupart polluent notre boite mail. The Green Organiser vous propose une méthode rapide et efficace ! Sélectionnez tous les spams et supprimez-les ! Vous allez me dire que le problème est qu’ils reviennent sans cesse. Alors, bloquez-les ! Quand vous les ouvrez ne cliquez sur aucun des liens et signalez les à votre messagerie comme spams. Par la suite, votre messagerie va les renvoyer automatiquement dans la boite de réception des spams et il sera plus facile pour vous de les supprimer en une seule fois.

Enfin, il est possible que depuis des années vous vous soyez abonné à des newsletters. Il se peut que votre intérêt de savoir où sortir à Paris ne soit plus le même à la suite de votre déménagement. De même, il se peut que vous vous soyez abonné à une newsletter lors d’un achat mais que l’actualité de la marque ne vous intéresse plus. Pas de panique ! Prenez le temps d’ouvrir les newsletters concernées et suivez le lien tout en bas de la page qui vous propose de vous désabonner. Cela peut paraitre fastidieux et long mais vous permettra à l’avenir de ne plus être pollué d’informations qui ne vous intéressent pas. C’est un investissement sur le long terme.

Organiser et prioriser

Une fois le grand ménage de printemps opéré dans votre boite mail, il est temps de passer à l’organisation. Il n’existe pas une méthode organisationnelle propre à votre boite mail. En fait, c’est vous qui décidez. Selon qu’il s’agit de votre boite mail personnelle ou professionnelle, créez des dossiers avec des sous catégories pour y glisser vos mails.

Organiser par catégorie

©Sarah Pflug from Burst

Pour une boite mail professionnelle, vous pouvez créer des dossiers par client puis des sous catégories par projet. Sinon, il est possible de créer des dossiers par grande famille : « Prospection », « Administratif », « Comptabilité », « newsletters »… libre à vous de créer vos dossiers. On se retrouve toujours mieux dans sa propre organisation. Concernant votre boite mail personnelle, le principe est le même.

Créez des dossiers labellisés selon vos habitudes et le contenu des mails que vous recevez.

Par exemple vous pouvez nommer vos dossiers de la façon suivante : « Famille », « Vacances », « Factures », « Newsletters »…

Enfin, il est important d’apprendre à prioriser la lecture et le traitement de ses mails. Maintenant que vous avez trié vos spams et vos newsletters, glissez vos mails lus et traités dans les dossiers qui leur sont dédiés. Que faire alors de tous les mails non ouverts ? Votre boite de réception reste pleine de mails non ouverts et vous ne savez plus par où commencer. Prenez le temps d’ouvrir chaque message et en fonction de son contenu, de le mettre à la corbeille, de le classer ou tout simplement d’y répondre selon son importance. Votre boite mail vous permet de mettre un indicateur comme quoi il s’agit d’un message important. De ce fait, vous pourrez traiter les mails importants en priorité.

Gérer son temps

The Green Organiser met un point d’honneur au timing consacré à la gestion de sa boite mail. Une fois le désencombrement et l’organisation de votre boite mail effectués, il vous faudra la gérer au quotidien. Cela implique d’y consacrer du temps mais de façon optimale.

Premièrement, prenez le temps de vider la corbeille une fois par semaine. Cela peut sembler anodin mais vous ressentirez un sentiment de légèreté quant au fait de ne plus avoir des milliers de mails stockés. De plus, c’est bon pour la planète !

Vous ne le saviez peut-être pas mais l’envoi de mails et le stockage de ces derniers dans votre boite mail provoque des émissions de CO2.

On appelle cela la pollution numérique. Alors soyez écoresponsable et videz votre corbeille !

Vider sa boite mail

©Matthew Henry from Burst

En qualité de Coach en rangement, The Green Organiser vous conseille de consulter votre boite mail professionnelle trois fois par jour. Le matin et le midi sont des moments consacrés à la lecture, à la priorisation, au tri des mails et à la rédaction de réponses. Le soir consacrez quelques minutes à finaliser vos réponses ou à ranger vos mails dans un dossier. L’objectif étant de terminer vos journées avec une boite de réception quasi vide voire totalement vide. Cela vous parait infaisable et pourtant on appelle ça l’inbox zéro. Créer un dossier « À traiter en priorité » et un autre « À traiter » pour que votre boite de réception soit vide. Cependant, vous devez vous challenger et faire en sorte qu’en fin de semaine ces deux dossiers soient vides.

La technologie à votre service

Pour vous accompagner dans la bonne gestion de votre boite mail, vous pouvez télécharger des logiciels payants ou non.

Par exemple, pour gagner du temps vous pouvez télécharger Cleanfox qui est un logiciel permettant de repérer les messages qui sont à supprimer sans que vous n’ayez à les ouvrir pour les lire.

Aussi, il existe des sites anti spams comme signal-spam pour vous aider à lutter contre les courriels indésirables. Pour se débarrasser des newsletters, outre la possibilité de se désabonner manuellement, vous pouvez faire appel au service gratuit d’UnrollMe. Cet outil repère les newsletters auxquelles vous êtes abonné mais aussi les spams que vous recevez. Il les classe par ordre alphabétique pour vous faciliter le tri.

Pour gérer votre temps, vous pouvez utiliser l’extension Boomerang compatible avec Gmail. Le plugin permet de choisir à quel moment vous souhaitez recevoir ou envoyer des emails. Cela vous permet de planifier et de mieux organiser votre boite mail. Et si vous n’avez pas le temps de traiter tous vos mails, vous pouvez planifier un renvoi automatique de message sur votre boite mail à un moment plus approprié.

« La technologie peut être utilisée pour le meilleur ou le pire. Elle a transformé notre manière de vivre. »
Hugh MONTEFIORE

Avoir une boite mail bien organisée et triée ce n’est pas chose facile. Sachez que même après plusieurs années sans avoir nettoyé votre boite mail il est possible de changer. Pour cela prenez le temps d’un tri en profondeur, adoptez une nouvelle organisation et prenez des nouvelles habitudes. Alléger votre boite mail sera l’occasion d’aborder la rentrée sereinement, de gagner en temps et en productivité.