Organiser et gérer l’administratif

Organiser et gérer l’administratif est une tâche que nous repoussons toujours au lendemain. Souvent, nous avons accumulé un nombre incalculable de papiers. Cela fait des années que vous n’avez pas fait le tri dans les classeurs, les portes documents et les chemises. Et voilà que vous déménagez, qu’un bébé arrive, qu’on vous redemande un ancien papier administratif.

Nous avons tous connu cette situation où l’on doit faire du tri ou retrouver un papier administratif mais cela est impossible tant nous avons accumulé. C’est pourquoi, je vous propose de découvrir quelle méthode adopter pour organiser et gérer l’administratif. Mais aussi, quelles solutions pour s’y retrouver et gagner en légèreté ?

Désencombrement intensif pour organiser et gérer l’administratif

Comme chaque fois que je vous propose une méthode de rangement, elle commence toujours par la phase de désencombrement. Quand j’interviens chez mes clients pour organiser et gérer l’administratif, nous remplissons en moyenne 3 à 4 grands sacs poubelle.

Vous verrez qu’après s’être débarrassé de la tonne de papiers inutiles vous vous sentirez léger et libre. L’administratif a tendance à nous angoisser et n’a rien d’amusant. Alors attention avant de passer à la phase de désencombrement, n’oubliez pas de mettre de côté les papiers à caractère sentimental. C’est pourquoi, il vous faudra mettre en place une autre méthode pour les trier. Contrairement à l’administratif, il est plus compliqué de se séparer de papiers nous rappelant des souvenirs.

Pour l’administratif, la seule raison qui nous empêche souvent de faire le grand ménage est la peur de jeter un papier important. Alors on va avoir tendance à accumuler les vieilles ordonnances, les vieux chéquiers ou encore les relances que l’on a déjà réglé.

On recycle

Souvent j’explique à mes clients qu’il ne faut pas avoir peur de se débarrasser de tout ! Alors bien sur on ne jette pas mais on recycle ! Pour recycler de l’administratif rien de plus simple! Vous n’avez qu’à tout mettre dans la poubelle jaune. Par ailleurs, n’hésitez pas à jeter un coup d’œil aux nouvelles consignes de tri 2022.

« Tout le monde veut sauver la planète mais personne ne veut descendre les poubelles »

Jean YANNE

C’est à ce moment-là que mes clients ouvrent grands les yeux et qu’une peur bleue s’installe au plus profond d’eux. Car oui, nous avons peur de mettre à la poubelle 20 ans, 10 ans ou 5 ans d’administratif. Pourtant, nous ne savons même plus ce qui se trouve dans nos boîtes. Cela fait des années que nous n’avons pas touché à la pile de documents nous encombrant l’espace et l’esprit. Alors pourquoi avons-nous peur de tout recycler pour organiser et gérer l’administratif ?

Premièrement, nous utilisons principalement l’excuse du « et si » et du « peut-être ». Pour vous aider à surmonter cette peur je vous suggère d’utiliser la règle de Marie Kondo dite des 3. Pour cela rien de plus simple, recyclez les documents qui n’entreraient pas une de ces grandes catégories : actuellement utilisé, nécessaire pour une période limitée et à conserver indéfiniment.

Catégoriser

Puis, une fois débarrassé de la majorité de vos papiers, créez des catégories. Evitez un maximum d’avoir trop de catégories et n’utilisez pas de sous catégories. Vous aurez sûrement divisé par 20 le nombre de papier. Pour organiser et gérer l’administratif, vous devez catégoriser de façon smart.

Marie Kondo suggère de ne créer que deux grandes catégories. Après un grand chamboulement que vous venez de vivre en recyclant une grande partie de votre administratif, je vous conseille une méthode plus douce. Créez au maximum 5 grandes catégories. Principalement nous retrouvons les catégories :

• Travail: vos contrats de travail et vos fiches de paies ;
• Diplômes et Certificats: vos diplômes obtenus, les certificats de formation ou encore votre permis de conduire ;
• Habitation: vos assurances, vos PVs d’AG si vous êtes propriétaires, les actes notariés, quittances de loyer…
• Santé: les ordonnances qui ont moins d’1an, les factures d’hôpitaux ou de cliniques privées, certificats médicaux…
• Banque: talons de chèque, relevé de compte, contrat de prêt…

Pour vous aider à bien catégoriser et surtout savoir s’il est réellement important de conserver un document, consultez le site service public.

Si vous souhaitez utiliser la méthode radicale de Marie Kondo, vous devez créer 2 catégories. Vous séparez en deux, les papiers à traiter et les papiers à conserver. Pour les papiers à conserver vous pouvez également créer deux sous-catégories : utilisés fréquemment et les papiers à recycler plus tard.

Ranger votre administratif

Une fois votre administratif désencombré, recyclé et catégorisé, n’oubliez pas de le ranger. Je conseille principalement à mes clients d’utiliser un grand classeur et des intercalaires. Il sera plus facile pour vous à l’avenir de retrouver un papier rapidement. De plus, les intercalaires sont le meilleur moyen pour regrouper l’ensemble des papiers dans un même endroit tout en les classifiant.

N’hésitez pas à prendre également une pochette que vous laisserez à portée de main. Elle va vous servir à avoir accès rapidement aux documents que n’avez pas encore traité ou dont vous vous servez encore. Cela peut être par exemple une ordonnance en cours, un remboursement à effectuer ou encore un courrier auquel vous devez répondre.

En revanche, gardez en tête qu’il s’agit d’un endroit, d’une pochette temporaire. Pour organiser et gérer l’administratif, il faut gagner en lisibilité. N’hésitez pas à lire l’article « Organiser son poste de travail », cela vous permettra également de savoir où ranger votre classeur et votre pochette.

Et pour être certain de ne pas passer à côté d’une échéance, installez une routine. Consacrez 30 minutes par semaine dans votre emploi du temps à la réponse de courrier. Il vous faudra également rejeter un coup d’œil dans certaines catégories. La catégorie « santé » nécessite au moins une fois tous les deux mois d’être retriée. Des ordonnances auront surement expiré et vous aurez peut-être de nouveaux documents à y glisser.

Organiser et gérer l’administratif est le meilleur moyen de faire de la place sur votre bureau. C’est également l’occasion de se sentir plus léger en sachant exactement ce que vous possédez. Ces quelques étapes, certes fastidieuses mais simples, vont vous permettre de mettre de l’ordre et de mieux appréhender la partie administrative. Si besoin, faites une liste de contrôle pour être sur de venir à bout de votre administratif.