Être productif tout en douceur, c’est possible!

On a tendance à penser qu’être productif rime forcément avec rentabilité, compétitivité ou encore travail. Et si, être productif rimait avec bien-être ? Être productif est aussi un sentiment de satisfaction et d’épanouissement pour se sentir bien dans son environnement et son quotidien.

Faut-il être organisé pour être productif ?

Que ce soit au sein d’une entreprise ou de la société, il existe différents types de personnalités. Tout d’abord, il y a les personnes organisées voire control freak. Puis, nous avons les spontanées et les modérées. Bref, chacun d’entre nous est unique et c’est ce qui fait notre richesse. Mais parfois, on a du mal à être épanoui en raison de certains traits de notre personnalité.

Être productif demande d’être bien avec soi-même, de connaître ses qualités et ses axes d’amélioration. Si ce n’est pas le cas, on a généralement l’habitude d’être moins productif, de perdre du temps au quotidien et surtout de ressentir un certain malaise. D’ailleurs, il est toujours plus agréable de se sentir utile.

Les personnes organisées ont tendance à être plus productives que les autres mais cela ne veut pas dire qu’elles ne subissent pas leur quotidien. La vraie question est donc comment être productif tout en étant heureux ?

« C’est par le bien faire, que se crée le bien-être »

Proverbe Chinois

Etablir une routine pour être productif

Dans un premier temps, pour bien commencer ses journées, il est important de se créer une routine. Mais ce n’est pas toujours des plus évidents. En effet, la vie est faite d’imprévus et il est difficile de faire face aux changements de planning. Pour être productif commencez par réfléchir à la manière dont vous souhaitez vivre votre vie. Que ce soit sur 1 semaine, 1 mois ou plusieurs années, dressez les caractéristiques de votre quotidien idéal.

Par la suite, il sera plus simple pour vous d’établir une routine en fonction de vos priorités. Prioriser est essentiel si vous voulez optimiser votre temps et gagner en productivité. Cessez de perdre votre temps là où vous ne devriez pas.

C’est pourquoi, votreroutine doit commencer dès votre réveil et se terminer lorsque vous allez vous coucher. Par exemple, le matin si vous avez la sensation de devoir tout faire dans l’urgence, commencez votre journée un peu plus tôt. Prendre le temps de faire les choses nous permet de diminuer notre stress et surtout d’être plus productif. Dans l’urgence nous avons tendance à oublier des étapes.

Par ailleurs, réveillez vous 10 minutes plus tôt pour prendre du temps pour vous et pour visualiser votre journée.

Ouvrez la fenêtre, méditez, priez ou imaginez votre journée idéale. Le plus important est de commencer sa journée avec des ondes positives. Pour ma part j’adore me poser 10 à 20 minutes dans mon salon silencieux en buvant mon thé et ne pensant à rien. C’est mon moment de méditation.

Même si vous travaillez de chez vous, prenez une bonne douche et habillez-vous. C’est un excellent moyen pour être prêt à commencer une nouvelle journée. Porter des vêtements dans lesquels vous vous sentez bien et en confiance permet d’être productif.

Être productif, c’est avoir une To-do list

Une fois prêt(e) à commencer votre journée, établissez une to-do list avec les priorités selon votre agenda. Afin d’être productif et d’organiser votre temps de façon optimale, votre agenda et to-do list restent vos meilleurs alliés.

Souvent négligés, on a tendance à davantage subir les notifications de rappel plutôt que de maitriser nos rendez-vous et nos tâches.

Dans un premier temps choisissez un seul et unique agenda. Evitez d’avoir un agenda papier, un électronique, un pour la vie personnelle et un autre pour la vie professionnelle. Il s’agit d’une erreur des plus fréquentes. De ce fait, les évènements liés à la vie personnelle se trouvent dans un endroit et ceux à la vie professionnelle dans un autre. Autant dire qu’il est compliqué d’avoir une vue d’ensemble de votre semaine. N’oubliez pas que l’on a qu’une seule vie !

N’hésitez pas à décrire précisément les raisons et la durée de vos rendez-vous ainsi que les informations sur vos interlocuteurs.  Plus votre planning sera détaillé et plus vous aurez envie d’utiliser votre agenda. Si vous êtes de nature désordonnée, votre agenda sera votre meilleur allié pour mettre de l’ordre dans votre quotidien. C’est un peu comme votre deuxième cerveau.

Mon astuce supplémentaire ?

Avoir un agenda mural à la maison.

Vous pourrez y noter tous les rendez-vous de la famille : médecins, vacances, diners entre amis… Cela vous évitera de devoir vous répéter auprès des membres de votre foyer… tout le monde y a accès et vous gagnez en temps et en énergie. Cela permet également de responsabiliser toute la famille.

Un agenda s’accompagne toujours d’une to-do list.

Elle a un rôle différent et votre agenda ne doit pas devenir votre to do list. Alors oui, on adore le fameux post-it pour y noter nos idées, nos rendez-vous…. Déjà ce n’est pas super écologique, de plus on a tendance à le perdre et ça met du désordre sur votre bureau. De même, on aime le cahier dans lequel on liste nos tâches pour pouvoir les stabiloter. Un vrai sentiment de satisfaction ! Mais au final on ajoute un outil supplémentaire dans notre environnement et ce n’est pas l’outil le plus agile. Être productif vous demandera de choisir les bons outils. Dans votre cahier, il vous sera difficile de prioriser en cas de changement et puis vous perdrez en visibilité.

L’avantage d’une to-do list électronique est qu’il est possible de prioriser vos tâches sans perdre en visibilité. Il arrive durant la journée que la priorité C devienne la priorité A. Sur papier vous allez devoir recommencer à lister vos tâches selon les nouvelles priorités alors qu’avec une to-do list numérique vous n’avez plus qu’à changer l’ordre de priorité. Si vous êtes en panne d’inspiration pour une to-do list efficace, je vous conseille l’application Any.do.

Communiquer et partager

Que vous soyez au travail ou à la maison, avec vos collègues ou votre famille, le plus important est la communication. Lorsque je travaillais en cabinet de recrutement, ce conseil m’aurait été précieux. J’avais des journées plutôt rythmées, beaucoup d’informations à retenir et un agenda qui laissait peu de place à l’imprévu.

Forcément, il m’est arrivé à plusieurs reprises d’avoir mon emploi du temps totalement chamboulé. Et à chaque fois dans ma tête c’était l’explosion ! Comme vous pouvez l’imaginer je suis de nature organisée, voir très organisée et pour certains trop organisée. Résultat un seul imprévu dans vos habitudes et vous perdez vos moyens. C’est pourquoi être productif n’est pas inné chez les organisés. Plutôt que d’exprimer mon problème, de partager mes difficultés, j’avais tendance à emmagasiner mes sentiments négatifs et me renfermer sur moi-même. Je n’étais plus du tout productive et perdais mes moyens.

« La transparence est une condition sine qua non pour instaurer une parité équitable »

Lhaj-Kacemi

Pour être productif, le dialogue et le partage des tâches sont primordiaux.

Discuter de votre to-do list avec vos collègues ou votre famille est une habitude productive. Par exemple, vous pouvez partager votre to-do list des tâches ménagères avec votre conjoint. Comme ça lorsque vous terminez une tâche vous pouvez la barrer et lorsque votre conjoint le remarque, il vous en remerciera. Bien sûr, ça marche dans les deux sens ! Pareil au travail, n’hésitez pas à partager vos tâches ! Cela permettra à votre manager de suivre l’avancée de votre travail et de vous venir en aide si vous n’arrivez plus à avancer.

Avoir l’esprit clair

Avoir l’esprit tranquille c’est aussi mettre de l’ordre dans ses idées.

Il est plus facile d’être productif lorsque nos idées sont claires et que notre esprit est libre. La première chose est de mettre de l’ordre autour de vous. Avoir un environnement épuré c’est aussi mettre de l’ordre dans ses idées. Vous pouvez vous aider avec la lecture de mes différents articles d’accompagnement au rangement. N’oubliez pas également de mettre de l’ordre dans votre téléphone, votre boîte mails et tous vos appareils numériques. Ils sont aussi importants à la bonne marche de votre esprit.

Si vous n’arrivez pas à trier vos pensées, prenez une feuille blanche et notez tout ce qui vous vient à l’esprit. Analysez vos sentiments, vos inquiétudes, vos angoisses et essayez de clarifier chaque problème avec une solution. A chaque sentiment négatif, trouvez une solution.

Pour les grands organisés apprenez à ne pas tout maitriser. Il y a des choses qui sont hors de votre portée. Par exemple, il ne vous sera pas possible de décider la routine des membres de la famille. Excepté si vos enfants sont encore jeunes et que vous devez les gérer, votre objectif est de les rendre indépendants. Une fois votre objectif atteint laissez les gérer leur propre quotidien. Cela les responsabilisera sans les dédouaner des tâches familiales.

Apprenez également à déléguer.

Si vous êtes fatigué, énervé et que vous avez besoin de vous détendre, faites quelque chose que vous aimez et déléguez les tâches. C’est là qu’une application to-do list à tout son sens. A l’inverse, certaines personnes ont besoin de s’occuper pour s’aérer l’esprit. N’hésitez pas à faire ce qui vous fait du bien.

Prioriser ce qui suscite de la joie ne pourra que vous rendre plus productif. Le sentiment de la joie est au cœur de toutes les astuces de Marie Kondo. Ce n’est pas pour rien… Garder cette philosophie de vie lui permet de se concentrer sur ce qu’elle aime et d’être productive. Alors pourquoi pas vous ?